Proces tworzenia i przygotowania audytu w QMS

1. Dodanie formularza audytu

Utworzenie nowego audytu w systemie QMS poprzez wybór odpowiedniego formularza audytowego zgodnego z typem audytu i wymaganiami organizacji.

Aby utworzyć nowy audyt z menu wybierz opcją Lista Audytów (1) a następnie naciśnij przycisk Nowy (2) następnie przejdx do formularza i wypełnij dane nagłówkowe

1. Tytuł audytu , to oznaczenie pozwalające identyfikować realizowany audyt przez audytorów
2. Perspektywa - jest głównym elemetem wyboru rodzaju audytu .
3. Planowana data - jest to pole informacyjne wskazujące na planowany termin wykonania audytu
4. Sytnatura - identyfikator audytu nadawany automatycnznie przy zapisywaniu formularza

2. Kopiowanie list kontrolnych

Skopiowanie istniejących list kontrolnych do nowego audytu w celu wykorzystania wcześniej przygotowanych pytań i wymagań. Kopiowanie list realizujemy przez akcję Dodaj pytania (1) . Akcja wyświetla okno z wyborem odpowiedniej listy kontrolnej (2). Możesz do audytu dodać wiele pytań z różnych list. Aby lista kontrola pojawiła się w oknie wyboru musi być skojarzona z tą samą perspektywą co audyt.

Po wybraniu listy kontrolnej na dole ekarnu pojawi się komunkat informujący o tym że pytania zostały dodane . Możesz teraz przejrzeć podpięte od audyt pytania przechodząc na zakładkę “Pytania audytu”

3. Definiowanie zakresu audytu

Zakres audytu to lista elementów które będą audytowane . W zależności od typu perspektywy może to być proces , maszyna , stanowisko , dostawca itd. Dostępne typy obiektów , które możemy użyć do budowania zakresu , będą zależały od konfiguracji prespektywy i zainstalowanych modułów.

4. Generowanie macierzy Q/A

Po dodaniu pytań audytowych oraz zakresu , czyli elementów na których będziemy przeprowadzać audyt , następnym krokiem jest generowanie macieży pytan i odpowiedzi. Jest to proces w którym dla każdego elementu zakresu tworzone są “puste” odpowiedzi. Puste - oznacza, że nie zostały jeszcze wypełnione. Wypełnienie odpowiedzi to zadanie dla audytora . Audytor może wypełniać odpowiedzi i zbierać dowody z poziomu formularza audytu lub aplikacji mobilnej.

Aby wygenerować macierz użyj akcji “Zbuduj macież QxA” (1). Wyświetli się okno z pytaniem czy sumować wpłasne pytania z pytaniami listy kontrolnej. Pozostaw pusty check , zmiany będą wprowadzone w kolejnych wersjach.

Aby zobaczyć wygenerowane “puste” odpowiedzi przejdź do zakładki odpowiedzi (5)

5. Ustalenie audytora wiodącego

Wyznaczenie audytora odpowiedzialnego za koordynację, nadzór i realizację całego procesu audytu. W nagłówku formularza wskaż audytora wiodącego (1)

6. Ustalenie zespołu audytorów

Przypisanie członków zespołu audytowego uczestniczących w realizacji audytu oraz zbieraniu dowodów.

Aby przypisać zespół audytorów przejdź na listę audytorów (1) i wybierz przycisk połąc (2). Pojaw się okno z możliwością wyboru odpowiedniej osoby. Wybierz osobę lub kilka osób z listy (3) i zatwierdź wybór (4)

7. Zmiana statusu audytu na „W toku”

Zmiana statusu audytu oznaczająca rozpoczęcie realizacji audytu i udostępnienie go użytkownikom mobilnym.

Realizacja audytu w aplikacji mobilnej

Po przygotowaniu i uruchomieniu audytu w systemie QMS:

• audyt jest dostępny w aplikacji mobilnej,
• audytorzy mogą udzielać odpowiedzi na pytania Q/A,
• możliwe jest zbieranie dowodów audytowych,
• użytkownicy mogą dodawać zdjęcia, pliki, notatki oraz notatki głosowe,
• dane synchronizują się na bieżąco z systemem QMS.

Efekty procesu

• spójny proces audytowy,
• szybsze przygotowanie audytu,
• pełna dokumentacja i ścieżka dowodowa,
• mobilna realizacja audytów,
• lepsza kontrola jakości procesu audytowego.