Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 3 czerwca 2026 r.

Niniejsza polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu internetowego Ingenes Studio QMS, dostępnego pod adresem ingenes.pl oraz w powiązanych podstronach produktowych, dokumentacyjnych i formularzach kontaktowych.

Dokument ma charakter informacyjny i jest przygotowany zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO.

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Ingenes sp. z o.o. dalej jako „Administrator” lub „Ingenes”.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się z Administratorem przez formularz kontaktowy dostępny na stronie Kontakt albo innym kanałem wskazanym w serwisie.

Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z serwisu możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, stanowisko;
dane przekazane w formularzach kontaktowych, formularzu zamówienia demo, formularzach pobrania materiałów, zapisach na szkolenia, webinary lub listy beta;
dane dotyczące organizacji, takie jak branża, wielkość firmy, zainteresowanie modułami lub zakresem wdrożenia;
dane techniczne i eksploatacyjne, takie jak adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, odwiedzone podstrony, czas wizyty, źródło wejścia na stronę;
dane wynikające z korespondencji prowadzonej z Ingenes.

Nie zbieramy celowo szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane o zdrowiu, przekonaniach religijnych, poglądach politycznych czy dane biometryczne.

Cele i podstawy przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

obsługa zapytań przesłanych przez formularze kontaktowe lub e-mail;
przygotowanie i przeprowadzenie prezentacji demo Ingenes Studio QMS;
udostępnienie materiałów produktowych, dokumentacji, broszur, checklist lub treści edukacyjnych;
obsługa zapisów na szkolenia, webinary, wydarzenia lub listy zainteresowanych;
prowadzenie działań marketingowych dotyczących produktów i usług Ingenes, jeśli istnieje do tego odpowiednia podstawa prawna;
analiza działania strony, poprawa jakości treści i bezpieczeństwa serwisu;
dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami;
wykonanie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.

Podstawą przetwarzania danych może być:

art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda osoby, której dane dotyczą;
art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli działania przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy;
art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązek prawny;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora, taki jak obsługa zapytań, marketing własny, analityka, zabezpieczenie serwisu i dochodzenie roszczeń.

Formularze kontaktowe i demo

Jeżeli użytkownik przesyła formularz kontaktowy, formularz zamówienia demo, formularz pobrania materiału lub zgłoszenie udziału w wydarzeniu, przetwarzamy dane podane w formularzu w celu obsługi zgłoszenia.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi, przesłania materiału, przygotowania demo lub realizacji innego żądania użytkownika.

Komunikacja marketingowa

Możemy kontaktować się z użytkownikiem w sprawie produktów, usług, wydarzeń i treści edukacyjnych Ingenes, jeżeli użytkownik wyraził zgodę na taką komunikację albo gdy wynika to z prawnie uzasadnionego interesu Administratora i przepisy prawa na to pozwalają.

Użytkownik może w każdej chwili wycofać zgodę lub wnieść sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego.

Pliki cookies i technologie podobne

Serwis może korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii. Cookies to niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika, które pomagają zapewnić prawidłowe działanie strony, zapamiętać wybrane ustawienia oraz analizować sposób korzystania z serwisu.

Możemy używać cookies w następujących celach:

zapewnienie działania strony i jej podstawowych funkcji;
utrzymanie bezpieczeństwa serwisu;
zapamiętanie preferencji użytkownika;
analiza ruchu i statystyk odwiedzin;
poprawa treści, struktury i użyteczności strony;
prowadzenie działań marketingowych, jeżeli użytkownik wyraził odpowiednią zgodę.

Użytkownik może zarządzać cookies z poziomu ustawień przeglądarki. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcji serwisu.

Analityka i narzędzia zewnętrzne

Serwis może korzystać z narzędzi analitycznych, hostingowych, formularzy, systemów mailingowych, narzędzi automatyzacji marketingu lub innych usług technicznych dostarczanych przez zewnętrznych dostawców.

Dostawcy takich usług przetwarzają dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług na rzecz Administratora i na podstawie odpowiednich umów lub mechanizmów prawnych wymaganych przez RODO.

Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane:

podmiotom świadczącym usługi IT, hostingowe, administracyjne i utrzymaniowe;
dostawcom narzędzi do obsługi formularzy, poczty elektronicznej, analityki, marketingu i komunikacji;
podmiotom wspierającym obsługę klienta, sprzedaż, wdrożenia lub szkolenia;
kancelariom prawnym, doradcom, księgowości i audytorom, jeśli jest to potrzebne;
organom publicznym, jeśli wymagają tego przepisy prawa.

Nie sprzedajemy danych osobowych użytkowników.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy narzędzi technologicznych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku Administrator stosuje wymagane zabezpieczenia prawne, w szczególności standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej, decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub inne mechanizmy przewidziane przez RODO.

Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

W szczególności:

dane z formularzy kontaktowych przechowujemy przez czas obsługi zapytania oraz przez okres potrzebny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
dane dotyczące działań marketingowych przechowujemy do momentu wycofania zgody, wniesienia sprzeciwu lub ustania celu przetwarzania;
dane związane z umowami, rozliczeniami i obowiązkami prawnymi przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa;
dane techniczne i analityczne przechowujemy przez okres uzasadniony potrzebami bezpieczeństwa, analityki i utrzymania serwisu.

Prawa użytkownika

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:

dostępu do swoich danych;
sprostowania danych;
usunięcia danych;
ograniczenia przetwarzania;
przenoszenia danych;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane osobowe przed utratą, nieuprawnionym dostępem, nieuprawnioną zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem.

Zakres stosowanych zabezpieczeń jest dostosowany do charakteru danych, ryzyka przetwarzania oraz aktualnych możliwości technicznych.

Linki do innych stron

Serwis może zawierać linki do zewnętrznych stron internetowych lub usług. Administrator nie odpowiada za zasady prywatności i bezpieczeństwa stosowane przez podmioty trzecie. Przed skorzystaniem z zewnętrznej strony warto zapoznać się z jej polityką prywatności.

Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian w serwisie, używanych narzędziach, procesach przetwarzania danych albo przepisach prawa.

Aktualna wersja polityki prywatności jest zawsze dostępna na tej stronie.

Kontakt

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem przez stronę Kontakt.