Zarządzanie zmianą w QMS: jak wdrożyć procedurę na wszystkich zmianach?

Jak QMS wspiera pracę na wielu zmianach?

System zarządzania jakością kojarzy się często z dokumentami, formularzami i przygotowaniem do audytu. W codziennej pracy jego wartość widać jednak w prostszej sytuacji: ktoś zmienia wymaganie, a właściwi pracownicy muszą dowiedzieć się o tym na czas i zastosować je w praktyce.

Wyobraźmy sobie zakład pracujący na trzy zmiany. W kontroli procesu pojawia się dodatkowy parametr, który trzeba sprawdzać i odnotowywać na liście kontrolnej. Przykładowo zakres temperatury procesu zostaje określony jako 245–255°C. Sama zmiana zapisu w procedurze nie wystarczy. Trzeba jeszcze ustalić, kogo dotyczy, od kiedy obowiązuje i jak zapewnić, że nowa kontrola będzie prowadzona na każdej zmianie.

Od zatwierdzonej zmiany do działania na stanowisku

W uporządkowanym obiegu zmiana dokumentu może uruchomić kilka powiązanych działań:

• wskazanie procedury i listy kontrolnej, których dotyczy aktualizacja;
• określenie stanowisk, działów lub grup pracowników objętych zmianą;
• przekazanie powiadomienia, na przykład e-mailem;
• wyznaczenie terminu zapoznania się ze zmianą;
• potwierdzenie wykonania zadania przez pracownika lub — jeśli to właściwe — przez osobę nadzorującą zespół;
• aktualizację dokumentu dostępnego na stanowisku i wycofanie nieaktualnej wersji.

Pracownik nie musi codziennie logować się do QMS, żeby sprawdzać, czy coś się zmieniło. Powiadomienie może przyjść kanałem, z którego korzysta w pracy, na przykład pocztą elektroniczną. Potwierdzenie zapoznania lub szkolenia może być rejestrowane w systemie. E-mail pomaga dotrzeć z informacją; sam w sobie nie potwierdza jeszcze, że pracownik ją zrozumiał albo potrafi wykonać zadanie.

Przy pracy na trzy zmiany istotne jest również to, aby proces nie kończył się na poinformowaniu pierwszej zmiany. QMS może pomóc śledzić, czy wymagane działania wykonali pracownicy ze wszystkich objętych zmianą zespołów, a także wskazać zaległe potwierdzenia.

Czy każda zmiana wymaga szkolenia?

Nie zawsze. Zmiana zakresu temperatury w kontroli procesu może wymagać zapoznania z nowym parametrem i aktualizacji listy kontrolnej. Jeśli jednak zmienia się sposób ustawiania urządzenia albo reakcja na wynik poza zakresem, może być potrzebne dodatkowe szkolenie lub sprawdzenie, czy pracownik prawidłowo wykonuje nowe zadanie.

Dlatego warto określić wpływ zmiany, zamiast automatycznie przypisywać to samo szkolenie każdemu pracownikowi. Jedna modyfikacja może dotyczyć operatorów, inna — kontroli jakości, utrzymania ruchu albo osób nadzorujących proces. System powinien pomóc przypisać działanie do właściwych ról, ale decyzja o jego zakresie musi uwzględniać rzeczywisty wpływ zmiany na pracę.

QMS wspiera rozmowę, nie zastępuje jej

Są sytuacje, w których bezpośrednie przekazanie informacji jest najważniejsze. Dotyczy to na przykład instruktażu stanowiskowego, omówienia nowego sposobu reagowania na odchylenie czy krótkiej odprawy dotyczącej bezpieczeństwa. Rozmowa twarzą w twarz pozwala zadać pytanie, wyjaśnić wątpliwości i sprawdzić, czy komunikat został zrozumiany.

QMS może ten proces wspierać: wskazać, kogo należy objąć instruktażem, przypomnieć o jego wykonaniu i przechować zapis potwierdzający realizację. Nie powinien jednak sprowadzać ważnej rozmowy do kliknięcia „przeczytano”. W zależności od tematu potwierdzenie może dokumentować zapoznanie z dokumentem, udział w szkoleniu albo weryfikację kompetencji — to różne rzeczy.

Nie każda firma potrzebuje skrzynki dla każdego operatora

W praktyce spotykałem się z zaskoczeniem, że pracownicy produkcji mieliby otrzymać indywidualne konta użytkowników, a nawet adresy e-mail. Tymczasem warto najpierw zapytać, jak firma faktycznie organizuje pracę i jak chce przekazywać informacje.

E-mail może być skutecznym kanałem powiadomień, jeśli pracownicy regularnie z niego korzystają. W innym miejscu lepiej sprawdzi się stanowisko komputerowe, terminal na hali lub przekazanie zadania przez lidera zmiany. Niezależnie od rozwiązania firma powinna wiedzieć, kogo dotyczyła zmiana i czy wymagane działanie zostało wykonane. Indywidualne konto i adres e-mail nie są tym samym — sposób identyfikacji użytkownika i kanał powiadomień warto dobrać do procesu.

Wartość QMS widać w codziennej pracy

Dobrze zaprojektowany QMS pomaga połączyć zmianę dokumentu z jej wdrożeniem: od zatwierdzonej wersji, przez informację dla właściwych osób, po potwierdzenie zapoznania lub szkolenia, gdy jest ono potrzebne. Ułatwia też sprawdzenie, czy aktualna instrukcja jest dostępna w miejscu wykonywania pracy i czy zadanie zostało zrealizowane na wszystkich zmianach.

To właśnie takie sytuacje często pozwalają najlepiej ocenić, czy system jakości jest użyteczny. Nie tylko wtedy, gdy zbliża się audyt, lecz także wtedy, gdy firma zmienia parametr procesu, aktualizuje listę kontrolną albo musi szybko przekazać działanie korygujące osobom odpowiedzialnym za dany etap pracy.

Przy planowaniu QMS warto więc zacząć od konkretnego pytania: jak w naszej firmie zmiana procedury dociera dziś do każdej osoby, której dotyczy — i skąd wiemy, że została właściwie wdrożona?

Wsparcie dla Twojej firmy

Wypełnij formularz bezpłatnej mapy priorytetów QMS lub poproś o konsultację z ekspertem, aby omówić swój projekt.

Wszystkie artykuły Med-Tech.