Problem Solving i Raport 8D – jak efektywnie przejść przez proces rozwiązywania problemu

Raport 8D (Eight Disciplines) jest popularnym narzędziem stosowanym do rozwiązywania problemów w przedsiębiorstwach, szczególnie w kontekście procesów produkcyjnych i zgłoszonych niezgodności od Klientów zewnętrznych.

Choć metoda 8D jest usystematyzowana, a narzędzie w postaci raportu 8D schematyczne, to jego przygotowanie może przysparzać wiele trudności, nie tylko w zakresie znalezienia samej przyczyny problemu, ale również w zakresie przygotowania i „obsługi” raportu 8D, czyli dokumentowania, monitorowania działań oraz weryfikacji ich skuteczności.

W ankiecie przeprowadzonej wśród społeczności Akademii Jakości, to właśnie w obszarze problem solvingu wciąż zauważalne są największe trudności w zakresie zarządzania jakością w organizacjach.  

Jakie są więc najczęstsze bolączki związane z raportem 8D?

Złożoność procesu

Metoda 8D wymaga skrupulatnego podejścia do każdego z ośmiu kroków. To stanowi wyzwanie, szczególnie dla mniej doświadczonych zespołów, przy braku odpowiednich narzędzi do komunikacji i dokumentowania informacji związanych z rozpatrywanym problem.

Zobacz jak można uprościć proces dokumentowania i zarządzania procesem tworzenia raportu 8D:

Czasochłonność

Przeprowadzenie pełnego procesu 8D jest czasochłonne, zwłaszcza w organizacjach, które muszą równocześnie zarządzać wieloma problemami z wykorzystaniem nieefektywnych narzędzi w formie arkuszy.

Zaangażowania zespołu i osób odpowiedzialnych za działania

Proces 8D wymaga współpracy interdyscyplinarnego zespołu oraz precyzyjnych kanałów komunikacji. Trudność stanowi skoordynowanie pracy wielu osób z różnych działów, zwłaszcza jeśli istnieją różnice w priorytetach lub brak skutecznego narzędzia informowania o przydzielonych działaniach, rozwiązywania ich i weryfikacji ich skuteczności.

Dostęp do danych

Skuteczna analiza problemu i wdrożenie odpowiednich działań wymaga dostępu do kompletnych danych o analizowanym problemie dla wszystkich interesariuszy. W praktyce, przy korzystaniu z formularzy Excel/Word często występują trudności z dostępnością pełnych, niezbędnych danych o problemie, co wpływa na jakość analizy i wdrożonych działań przez poszczególne osoby zaangażowane do rozwiązania problemu.

Identyfikacja przyczyn

Identyfikacja pierwotnych przyczyn powstanie i niewykrycia problemu (root cause analysis) stwarza wiele trudności, zwłaszcza jeśli problem jest skomplikowany. Do znalezienia przyczyny powstania i niewykrycia niezgodności niezbędne jest korzystanie z narzędzi rozwiązywania problemu, które z łatwością można zaimplementować do raportu 8D. Czy zatem niezbędne jest kilka osobnych arkuszy do poszczególnych narzędzi takich jak 5W2H, ISHIKAWA, 5WHY, BURZA MÓZGÓW? Oczywiście, że nie. Działania te można wykonać w jedynym miejscu przy wykorzystaniu odpowiedniego oprogramowania, gdzie wszyscy interesariusze posiadają dostęp do zebranych i analizowanych danych.

Nadzór i weryfikacja skuteczności działań

Monitorowanie efektów wdrożonych działań oraz weryfikacja ich skuteczności wymaga ciągłej uwagi. Bez właściwego narzędzia staje się to wręcz niemożliwe. Powiadomienia o powstałym problemie, przydzielanie zadań, monitorowanie status wdrożenia działań oraz ocena ich skuteczności to podstawa do skutecznego i efektywnego ZARZĄDZANIA niezgodnościami.

Ocena wprowadzonych działań

Nawet po zidentyfikowaniu przyczyny, zaplanowaniu i wdrożeniu odpowiednich działań korygujących i zapobiegawczych, działania te mogą okazać się nieskuteczne, a wówczas konieczne będzie poinformowanie członka zespołu i zwrócenie działań do zmiany/poprawy. To jednej z najczęściej pomijanych etapów, który bez odpowiednio skutecznego narzędzia wymiany informacji może generować nieporozumienia i przeciągać w czasie zamknięcie reklamacji.

Zrozumienie i szkolenie

Pracownicy powinni być odpowiednio przeszkoleni w zakresie metody i narzędzia 8D, aby efektywnie ją stosować. Brak zrozumienia metodyki, czy bazowanie na nieskutecznych narzędziach pomocniczych, prowadzi zwykle do oporu ze strony pracowników, błędów, a w efekcie nieskuteczności całego procesu rozwiązywania problemów.

Formalizacja i dokumentacja

Metoda 8D wymaga szczegółowej dokumentacji na każdym etapie, co może być obciążeniem administracyjnym. Utrzymanie odpowiedniego poziomu dokumentacji jest kluczowe, ale bez posiadania odpowiedniego oprogramowania zwykle jest postrzegane jako biurokratyczne i czasochłonne.

Brak odpowiednich narzędzi do zarządzania niezgodnościami

Choć raport 8D jest potężnym narzędziem do rozwiązywania problemów, jego efektywne wykorzystanie wymaga odpowiedniego podejścia, zaangażowania zespołu, czasu oraz zasobów. Organizacje muszą być świadome tych wyzwań, aby efektywnie wykorzystywać posiadane zasoby i maksymalizować korzyści płynące z zastosowania metody 8D.

Trudność ze zbieraniem danych do analiz i raportów

Tworzenie zestawień, raportów i liczenie KPI takich jak np. koszty złej jakości, wskaźników PPM, ilość niegodności, czy kategorie przyczyn powstania błędów  generują dużo czasu i potrzebnych zasobów, które zapewne co miesiąc poświęcasz. Tymczasem przy użyciu odpowiedniego oprogramowania możliwe jest nadzorowanie i prezentowanie w czasie rzeczywistym gotowych raportów w aspektach związanych z niezgodnościami.

Wszystkie powyższe bolączki można skutecznie rozwiązać poprzez wykorzystanie skutecznego narzędzia w postaci oprogramowania spełniającego wymagania norm, standardów zarządzania jakością i wymagań Klientów.

Kompleksowe oprogramowanie do rozwiazywania problemów metodą 8D powstało we współpracy Akademii Jakości z Firmą Ingenes - twórcą dedykowanego systemu do zarządzania jakością w przedsiębiorstwach, który dostarcza szerokie możliwości dopasowania do indywidualnych potrzeb.