Dlaczego arkusze kalkulacyjne nie skalują się w zarządzaniu jakością?

Arkusze kalkulacyjne bywają wygodne na starcie, ale w firmach produkcyjnych (wielu użytkowników, procesów i audytów) szybko przestają wspierać zarządzanie jakością – zwłaszcza, gdy w grę wchodzi audyt wewnętrzny, spójne cele audytu i domykanie działań.

Audyt wewnętrzny – co to i kiedy zaczyna się problem?

Jeśli pada pytanie: audyt wewnętrzny co to – odpowiedź brzmi: to zaplanowane i systematyczne sprawdzenie, czy organizacja działa zgodnie z ustalonymi zasadami (procedurami, wymaganiami norm, ustaleniami wewnętrznymi).

Dlaczego Excel „działa” tylko na początku?

Excel świetnie nadaje się do rejestracji: listy audytów, checklist, wyników, niezgodności. Kłopot zaczyna się, gdy audyt przestaje być pojedynczym dokumentem, a staje się procesem: planowanie → wykonanie → niezgodność → działanie → weryfikacja skuteczności.

Cele audytu i cele audytu wewnętrznego vs. rzeczywistość Excela

Cele audytu – co organizacja chce osiągnąć?

Najczęściej deklarowane cele audytu to: potwierdzenie zgodności, identyfikacja ryzyk oraz doskonalenie procesów. Na papierze to brzmi dobrze. W realnym zarządzaniu jakością liczy się jednak to, czy audyt uruchamia działania i czy te działania działają.

Cele audytu wewnętrznego – gdzie Excel najczęściej „łamie” proces

Cele audytu wewnętrznego w dojrzałej firmie zwykle obejmują: wymuszenie odpowiedzialności procesowej, domykanie niezgodności oraz ograniczenie powtarzalności problemów. Excel nie wspiera tego z natury, bo:

• nie wymusza właściciela działania i terminów,

• nie pilnuje przebiegu (workflow) i eskalacji,

• nie łączy niezgodności z działaniami korygującymi i ich skutecznością,

• nie daje spójnego śladu audytowego przy wielu użytkownikach i wielu wersjach pliku.

Rodzaje audytu wewnętrznego a problem skali

W większych organizacjach działają różne rodzaje audytu wewnętrznego – i każdy ma inną dynamikę pracy, dokumentowania i domykania działań. Najczęściej spotkasz:

• audyty procesowe,

• audyty systemowe,

• audyty wyrobów,

• audyty dostawców,

• audyty specjalne (np. po incydencie lub zmianie).

Dlaczego różnorodność audytów zabija arkusze?

Excel skaluje się „plikiem” – a system audytowy skaluje się „procesem”. Gdy audytów jest wiele, pojawia się typowy zestaw problemów:

• różne wersje tego samego arkusza (brak jednego źródła prawdy),

• ręczne scalanie wyników i statusów,

• trudność w porównaniach i trendach (ciągłe „przeklejanie”),

• brak pełnego obrazu: co jest otwarte, co przeterminowane, co wraca cyklicznie.

  
  

Dlaczego sama norma tego nie rozwiązuje?

Normy mówią co ma być zrobione (audyty, działania, ocena skuteczności). Nie mówią jak organizacja ma to utrzymać w codziennej pracy przy kilkudziesięciu audytach, wielu auditorach i wielu procesach.

Arkusz kalkulacyjny daje pozór kontroli, bo „wszystko jest wpisane”. Ale wpisanie nie oznacza zarządzania – zwłaszcza, gdy potrzebujesz spójnego śladu, odpowiedzialności i mechanizmu domykania.

Biznesowe konsekwencje pracy na arkuszach

Gdy Excel przestaje nadążać, skutki są bardzo konkretne – i kosztowne:

• powracające niezgodności mimo „zamkniętych” działań,

• audyty robione „pod certyfikat”, bez realnej poprawy,

• zmęczenie zespołu jakością i spadek zaufania do systemu,

• nerwowe porządkowanie danych przed audytem zewnętrznym,

• rosnąca liczba wyjątków i obejść („bo Excel nie ogarnia”).

To moment, w którym problem jakości staje się problemem operacyjnym – wpływa na terminy, koszty i stabilność procesów.

Jak wygląda podejście systemowe do audytów?

Podejście systemowe nie polega na „lepszym Excelu” ani na większej liczbie arkuszy. Polega na tym, że audyt działa jako proces, a nie jako plik. W praktyce oznacza to, że:

• audyt jest planowany i realizowany w jednym miejscu (jedno źródło prawdy),

• niezgodności są powiązane z procesami i mają jasnych właścicieli,

• działania poaudytowe mają terminy, statusy i mechanizm eskalacji,

• skuteczność jest weryfikowana, a nie tylko deklarowana,

• zarząd widzi trendy i ryzyka – bez ręcznego „klejenia raportów”.

Wnioski

Arkusze kalkulacyjne nie „psują” jakości. Po prostu nie są systemem do zarządzania audytami i nie zostały stworzone do skalowania odpowiedzialności, workflow i śladu audytowego. W pewnym momencie firma musi wybrać:

• albo dalej rejestrować dane w plikach,

• albo przejść na podejście systemowe, które utrzymuje audyty jako proces.

I właśnie wtedy wiele organizacji odkrywa, że problemem nie jest brak procedur – tylko brak narzędzia, które wymusza konsekwencję w codziennej pracy.