Czy warto wdrożyć QMS w małej firmie?   Wielu właścicieli małych firm zadaje sobie pytanie: czy wdrażanie Systemu Zarządzania Jakością (QMS – Quality Management System), szczególnie w oparciu o normę ISO 9001, ma w ogóle sens w naszym przypadku? W końcu QMS kojarzy się często z dużymi korporacjami, rozbudowaną dokumentacją i dodatkowymi kosztami. Jednak rzeczywistość może zaskoczyć – odpowiednio dobrany i wdrożony system jakości może przynieść wymierne korzyści również (a może przede wszystkim) mniejszym przedsiębiorstwom.   Czym jest QMS?   System Zarządzania Jakością (QMS) to zestaw zasad, procedur i narzędzi stosowanych w firmie, aby zapewnić jakość produktów lub usług, spełnienie wymagań klienta oraz ciągłe doskonalenie procesów. Najbardziej rozpoznawalnym standardem QMS jest norma ISO 9001 .   QMS nie oznacza biurokracji, ale uporządkowanie działań , eliminowanie błędów i zwiększenie satysfakcji klientów .      Dlaczego mała firma może zyskać na wdrożeniu QMS?   1. Zwiększenie zaufania klientów   W czasach ogromnej konkurencji, klienci szukają partnerów godnych zaufania. Certyfikat ISO 9001 (jeśli zdecydujemy się na certyfikację) stanowi dowód, że firma działa według sprawdzonych standardów. Nawet bez certyfikatu – wdrożenie zasad QMS może podnieść jakość obsługi i komunikacji.   2. Lepsza organizacja pracy   Małe firmy często działają „na wyczucie”, bez spisanych procedur. To działa – do czasu. Gdy ktoś odejdzie, zachoruje lub przyjdzie nowy pracownik, brak uporządkowania może sparaliżować firmę. QMS pozwala stworzyć jasne, powtarzalne procesy , które zmniejszają ryzyko chaosu. Jeśli szukasz prostego sposobu, by zacząć – sprawdź, jak działa nasz system QMS stworzony specjalnie z myślą o małych i średnich firmach. Poznaj nasz system    3. Obniżenie kosztów przez redukcję błędów   Powtarzające się reklamacje, błędne dostawy czy źle zrealizowane usługi to nie tylko stres, ale i realne koszty. System jakości pozwala identyfikować przyczyny problemów u źródła i wdrażać działania zapobiegawcze. W dłuższej perspektywie to czysta oszczędność.   4. Wsparcie w rozwoju i skalowaniu firmy   Każda firma, która chce się rozwijać, potrzebuje solidnych fundamentów. QMS pozwala budować struktury, które umożliwią skalowanie działalności, wejście na nowe rynki czy pozyskanie większych kontraktów (gdzie ISO bywa wymagane).   5. Ułatwienie w pozyskiwaniu finansowania i grantów   Coraz częściej instytucje finansujące (np. fundusze UE, przetargi publiczne) wymagają od firm określonych standardów jakości. QMS – nawet niecertyfikowany – może być dowodem na dojrzałość operacyjną firmy.      Wyzwania i mity związane z QMS w małych firmach   „To za drogie dla nas”   Koszt wdrożenia QMS może być elastyczny – zależy, czy firma zdecyduje się na wsparcie konsultanta, na certyfikację oraz na skalę zmian. Wiele małych firm wdraża QMS samodzielnie, krok po kroku, dostosowując go do swoich realiów.   „Będzie za dużo papierologii”   Nowoczesne podejście do QMS (szczególnie zgodne z ISO 9001:2015) nie wymaga tworzenia dziesiątek segregatorów. W praktyce chodzi o realne działania , a nie nadmiar dokumentacji. System może być lekki, cyfrowy i dostosowany do stylu pracy małych zespołów.   „Nie mamy czasu na takie rzeczy”   QMS nie musi być wdrażany od razu w całości. Można zacząć od prostych kroków: np. opisania głównych procesów, wdrożenia sposobu rejestrowania błędów czy stworzenia arkusza satysfakcji klientów. Każdy taki krok zbliża firmę do lepszej organizacji.      Jak wdrożyć QMS w małej firmie?   Zdefiniuj kluczowe procesy – spisz, co w firmie robicie, jak i kto za to odpowiada.   Zidentyfikuj ryzyka i problemy – gdzie pojawiają się błędy, reklamacje, opóźnienia.   Wprowadź proste procedury – np. jak obsługiwane są zamówienia, jak rozpatrywane reklamacje.   Ustal mierniki jakości – np. liczba reklamacji, czas odpowiedzi na zapytania klientów.   Zadbaj o szkolenia i świadomość pracowników .   Nie komplikuj – im prostszy i bardziej praktyczny system, tym większa szansa, że się przyjmie.   Ewentualnie rozważ certyfikację – ale tylko wtedy, gdy przyniesie wartość dodaną (np. w kontaktach z klientami lub w przetargach).      Podsumowanie: Czy warto?   Tak – ale mądrze.   Wdrożenie QMS w małej firmie nie musi oznaczać kosztów, biurokracji i komplikacji. Może być natomiast krokiem ku większemu profesjonalizmowi, lepszej organizacji pracy i większej satysfakcji klientów . To także przygotowanie gruntu pod dalszy rozwój i skalowanie działalności.   W erze rosnących wymagań i konkurencji – nawet najmniejsza firma może zyskać, stawiając na jakość.     Co dalej?   Przeczytaj więcej o praktycznym QMS - Zarządzanie jakością QMS   A jeśli chcesz porozmawiać o wdrożeniu – jesteśmy do dyspozycji .   📞 Napisz lub zadzwoń – skontaktuj się z nami , a wspólnie znajdziemy rozwiązanie dopasowane do Twojej firmy.

Przeglądarka dokumentów w systemie QMS nie powinna być jedynie miejscem, gdzie trzyma się pliki. Powinna działać jak inteligentne, kontekstowe narzędzie, które prowadzi użytkownika za rękę, redukuje szum informacyjny i pomaga trzymać się procedur. Przeglądarka dokumentów w połączeniu z Asystentem AI to duet, który to dostarcza: porządek, szybkość i odrobinę „magii” AI.     Jak to wygląda naprawdę   Wyobraź sobie starą, zakurzoną szafę z dokumentami: pudełka, karteczki, kilka kopii tej samej instrukcji. Przeglądarka dokumentów to jak profesjonalny archiwista, który wyciąga wszystko, kataloguje, nakleja czytelne etykiety i ustawia w przejrzystych półkach. Każdy dokument otrzymuje swoją kartę — tytuł, numer, wersję, datę, listę ról, które powinny go przeczytać, oraz kilka prostych tagów. Ale przede wszystkim — system „czyta” dokument i  zapisuje jego treść. Kiedy ktoś szuka informacji, nie musi pamiętać nazwy pliku ani tego, kto kiedyś go wrzucił — wpisuje frazę, a system pokazuje pasujące fragmenty, wersję i możliwość potwierdzenia zapoznania.    Każdy pracownik widzi w przeglądarce przede wszystkim to, co dotyczy jego roli. Operator linii nie będzie przeglądał instrukcji dla zespołu utrzymania ruchu, a audytor szybko wyciągnie listę dokumentów wymagających potwierdzenia zapoznania. Filtrowanie po tagach, typie dokumentu czy frazie w treści sprawia, że dotarcie do konkretnej procedury zajmuje ułamek czasu, jaki zajmowałoby przeszukiwanie współdzielonych folderów czy skrzynek e-mail.     Krok po kroku — od pliku do gotowej informacji   Proces jest prosty i przejrzysty. Najpierw dodajesz dokument — wgrywasz plik i uzupełniasz jego kartę: nazwę, numer, słowa-klucze, role, które powinny mieć do niego dostęp. Następnie system odczytuje plik. Treść trafia do indeksu, który pozwala później na szybkie wyszukiwanie. Po zalogowaniu przeglądarka podpowiada widok dopasowany do użytkownika: lista i drzewko z dokumentami, do których dana rola ma dostęp. Gdy wpisujesz zapytanie lub wybierasz filtry, otrzymujesz wyniki z krótkimi fragmentami pokazującymi kontekst — dzięki temu od razu widzisz, czy dany dokument jest tym, czego szukasz. Jeśli dany dokument wymaga formalnego potwierdzenia zapoznania, możesz jednym kliknięciem oznaczyć, że zapoznałeś się z treścią; system zapisze kto i kiedy to zrobił, co jest nieocenione podczas audytów.     Przykłady z życia — jak to zmienia codzienność   W praktyce przeglądarka oszczędza czas i napięcia. Nowy pracownik na produkcji nie musi dzwonić do kolegi — wystarczy, że wpisze „instrukcja obsługi maszyny X” i otrzyma aktualny, zatwierdzony dokument wraz z listą niezbędnych kroków. Przed audytem kierownik jakości eksportuje listę potwierdzeń zapoznania i ma natychmiastowy dowód zgodności z procedurami — koniec z ręcznymi listami i chaosem w arkuszach. Dla osób pracujących zmianowo system pokazuje jedynie materiały przypisane do ich stanowiska, co redukuje nadmiar informacji i potencjalne pomyłki.     Co potrafi asystent AI   Asystent AI to asystent dostępny w kontekście dokumentów. Możesz poprosić go o wyszukanie odpowiednich procedur, o krótkie streszczenie długiego dokumentu albo o przygotowanie szkicu formularza kontrolnego na podstawie istniejącej procedury. To ogromna oszczędność czasu — zwłaszcza gdy potrzebujesz szybkiego podsumowania lub punktów do check-listy.      Co zyskujesz od razu   Wdrożenie takiego rozwiązania przynosi odczuwalne efekty niemal natychmiast: pracownicy szybciej znajdują potrzebne informacje, spada liczba pytań typu „gdzie jest instrukcja?”, poprawia się porządek dokumentacji, a audyty stają się prostsze dzięki jasnym zapisom zapoznania. Dodatkowo AI przyspiesza przygotowanie szkiców i streszczeń, co oszczędza czas zespołom zajmującym się tworzeniem i aktualizacją dokumentów — oczywiście pod warunkiem, że wprowadzony jest proces weryfikacji ludzkiej.     Podsumowanie   Przeglądarka dokumentów w parze z Asystentem AI przemienia chaos dokumentów w uporządkowane, łatwo przeszukiwane repozytorium — przyspiesza odnajdywanie informacji, upraszcza potwierdzanie zapoznania i ułatwia audyty, a sugestie AI oszczędzają czas przy tworzeniu podsumowań i szkiców

W dzisiejszym dynamicznym świecie produkcji żywności i zarządzania jakością, ocena ryzyka stała się nie tylko wymogiem norm, ale też jednym z najważniejszych narzędzi w zapobieganiu problemom zanim się pojawią. Niezależnie od tego, czy mówimy o standardzie BRC , ISO 9001 , czy systemie HACCP – podejście oparte na ryzyku jest ich wspólnym fundamentem. Ale co to właściwie oznacza w praktyce?   Ryzyko – nie wróg, lecz przewodnik   W zarządzaniu jakością ryzyko nie musi oznaczać katastrofy. Przeciwnie – to narzędzie, które pozwala lepiej zrozumieć procesy, przewidzieć potencjalne zagrożenia i skutecznie nimi zarządzać . Ocena ryzyka pomaga nie tylko zabezpieczyć firmę przed stratami, ale też odkrywa szanse na usprawnienia i innowacje.      Ocena ryzyka według BRC (British Retail Consortium)   Standard BRC (obecnie BRCGS – Brand Reputation Compliance Global Standard) szczególną wagę przywiązuje do analizy zagrożeń i ryzyka , zwłaszcza w kontekście bezpieczeństwa żywności.   Kluczowe punkty:   Ocena ryzyka dotyczy wszystkich procesów wpływających na jakość i bezpieczeństwo produktów .   Wymagane jest stosowanie udokumentowanej metodologii oceny ryzyka – np. matrycy ryzyka lub punktowej skali zagrożeń.   BRC wymusza ciągłą aktualizację analizy ryzyka – np. po zmianie receptury, dostawcy czy technologii.   W praktyce, zakład produkcyjny działający zgodnie z BRC analizuje każde ogniwo łańcucha produkcyjnego – od surowca po gotowy produkt – pod kątem zagrożeń mikrobiologicznych, fizycznych, chemicznych czy oszustw żywnościowych.      ISO 9001 – zarządzanie jakością przez pryzmat ryzyka   Norma ISO 9001:2015 wprowadziła tzw. risk-based thinking , czyli myślenie oparte na ryzyku . W odróżnieniu od wcześniejszych edycji, nie narzuca konkretnego sposobu jego analizy – daje elastyczność.   Na co zwraca uwagę ISO 9001:   Ryzyko ma być rozpoznawane na każdym etapie procesu biznesowego – od planowania strategii po obsługę klienta.   Organizacja ma określić czynniki ryzyka i szanse , które mogą wpływać na zdolność osiągania zamierzonych wyników.   Nie chodzi tylko o „zagrożenia”, ale również o szanse rozwoju, które można zidentyfikować dzięki analizie ryzyka .   W kontekście ISO 9001, dobrze przeprowadzona analiza ryzyka to nie tylko forma zabezpieczenia, ale też sposób na budowanie przewagi konkurencyjnej.      HACCP – klasyka ryzyka w bezpieczeństwie żywności   System HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) to pionier podejścia opartego na ryzyku. Jego fundamentem jest identyfikacja zagrożeń, ocena ich istotności oraz wyznaczenie punktów krytycznych (CCP) .   7 zasad HACCP:   Przeprowadzenie analizy zagrożeń.   Określenie krytycznych punktów kontroli (CCP).   Ustalenie limitów krytycznych.   Monitorowanie CCP.   Działania korygujące.   Procedury weryfikacji.   Dokumentacja i zapisy.   HACCP skupia się głównie na bezpieczeństwie żywności , ale jego zasady są tak uniwersalne, że często przenikają również do systemów jakości opartych na ISO i BRC.      Ocena ryzyka w praktyce – jak ją skutecznie przeprowadzić?   Bez względu na standard, ocena ryzyka powinna opierać się na kilku fundamentach:   Identyfikacja zagrożeń – co może pójść nie tak?   Określenie prawdopodobieństwa – jak często może się to zdarzyć?   Analiza skutków – jak poważne będą konsekwencje?   Działania zapobiegawcze – jak możemy to ryzyko zmniejszyć?   Monitorowanie i przegląd – jak upewniamy się, że wszystko działa?   Praktyczne narzędzia, które warto stosować:   Matryce ryzyka   FMEA (Failure Mode and Effects Analysis)   Diagramy Ishikawy (przyczynowo-skutkowe)   Checklisty i audyty wewnętrzne      Podsumowanie   W świecie, gdzie zaufanie konsumenta i reputacja marki mogą runąć przez jedną wadliwą partię produktu, ocena ryzyka to nie wybór – to konieczność . Standardy takie jak BRC, ISO 9001 czy HACCP pokazują, że tylko świadome, systematyczne podejście do ryzyka daje realne bezpieczeństwo i trwały rozwój.   Warto pamiętać: ocena ryzyka to nie biurokracja – to inwestycja w jakość, bezpieczeństwo i stabilność firmy .

Wykres Sankeya (zwany też wykresem strumieniowym) to specjalny rodzaj diagramu przepływów, w którym szerokość strzałek jest proporcjonalna do wielkości przedstawianego przepływu (np. ilości reklamacji, kosztów reklamacji). Umożliwia on graficzne zobrazowanie, jak poszczególne wielkości rozdzielają się między kolejnymi etapami procesu. Sankey wyróżnia się tym, że zwraca uwagę na największe strumienie – im grubsza strzałka, tym większa wartość danego przepływu. Dzięki temu łatwo dostrzec główne źródła problemów, wąskie gardła czy straty w systemie. Diagramy te były pierwotnie używane w energetyce czy bilansach masy, ale obecnie znajdują zastosowanie w różnych dziedzinach, m.in . w procesach produkcyjnych czy analizie przyczyn reklamacji .     Zalety i wady wykresu Sankeya   Zalety wykresów Sankeya:   Czytelna prezentacja przepływów: Grubość strzałek bezpośrednio ilustruje wielkość przepływów, więc widać np. które obszary generują najwięcej reklamacji czy gdzie występują największe straty.   Atrakcyjna forma wizualna: Takie diagramy są estetyczne i przyciągają uwagę, co ułatwia prezentację złożonych procesów osobom nietechnicznym.   Efektywne wykorzystanie przestrzeni: Wykres Sankeya może pomieścić wiele informacji na niewielkiej powierzchni (w przeciwieństwie np. do kilku wykresów słupkowych).   Podkreślenie kluczowych elementów: Kolory lub różna grubość strzałek zwracają uwagę na najważniejsze obszary – można od razu zobaczyć, gdzie jest największy przepływ czy gdzie występują znaczące straty.   Wady i ograniczenia:   Złożoność przy wielu węzłach: Gdy diagram zawiera zbyt wiele węzłów (kategorii) lub przepływów, może stać się nieczytelny i chaotyczny. Zaleca się grupowanie danych lub uproszczenie struktury.   Niezrozumiałość dla początkujących: Osoby nieobeznane z takimi diagramami mogą mieć problem ze zinterpretowaniem Sankeya i potrzebują objaśnienia legendy czy dodatkowego kontekstu.   Trudność przy podobnych wartościach: Jeśli dwa strumienie mają bardzo zbliżoną grubość, trudno od razu zauważyć różnicę. Dobrą praktyką jest ostrożne dobieranie kolorów i odpowiednia skala, aby uniknąć mylących wrażeń.   Wymagane opisy: Diagram bez podpisów może być niejasny. Zwykle trzeba dodać legendę, tytuł i wyjaśnienia, by odbiorca wiedział, co przedstawiają poszczególne węzły i strzałki.     Wykres Sankeya w analizie reklamacji   W branży produkcyjnej wykres Sankeya może wspomagać analizę przyczyn reklamacji na różne sposoby. Pokazuje on na przykład ile reklamacji poszczególnych typów trafia do różnych etapów procesu produkcyjnego i jakie są ich przyczyny źródłowe . Dzięki temu można szybko zidentyfikować główne źródła problemów – np. zobaczyć, że zdecydowana większość reklamacji dotyczących defektów malowania (wąskie gardło) wynika z niewłaściwego doboru materiałów lub błędu operatora. Diagram pozwala „w jednym spojrzeniu” znaleźć początek, środek i koniec każdego strumienia reklamacji. Sankey pomaga wykryć, czy np. konkretny etap produkcji generuje nadmierną liczbę reklamacji albo jaka kombinacja typ reklamacji → etap procesu → przyczyna występuje najczęściej. Podobne wykresy są szeroko stosowane m.in . do wizualizacji przepływu materiałów czy kosztów w systemach produkcyjnych.     Przykładowa struktura przepływów reklamacji   Przy budowie Sankeya dla reklamacji dane zwykle układa się w kolejne „warstwy” kategorii. Przykładowo może to być: Typ reklamacji → Proces produkcyjny → Przyczyna źródłowa . W takim ujęciu każdy przepływ pokazuje liczbę reklamacji danego rodzaju przechodzących przez dany etap i wynikających z określonej przyczyny. Przykładowe strumienie mogą wyglądać następująco:   Wada lakieru ➔ Etap malowania ➔ Nieodpowiednia mieszanka pigmentu   Uszkodzenie mechaniczne ➔ Montaż ➔ Błąd operatora (niedokręcony element)   Niespójność w dokumentacji ➔ Kontrola jakości ➔ Nieaktualna instrukcja   Brak części ➔ Magazynowanie ➔ Błędne zlecenie materiałowe   Każda taka ścieżka (strzałka) w Sankeyu będzie miała grubość odpowiadającą liczbie reklamacji dla danej kombinacji. Strzałki wychodzące z etapu „Typ reklamacji” łączą się z węzłami reprezentującymi konkretne procesy, a następnie prowadzą dalej do przyczyn źródłowych.     Przygotowanie danych do wykresu Sankeya   Aby stworzyć wykres Sankeya, trzeba przygotować dane w formie przepływów liczbowych. W praktyce zwykle wykonuje się następujące kroki:   Zebranie danych: Eksportuj z systemu reklamacyjnego  takiego jak  Ingenes Studio –Modul Reklamacje Klienta  lub ERP zbiór rekordów, zawierający przynajmniej kolumny: TypReklamacji , ProcesProdukcji i PrzyczynaZrodlowa . Każdy rekord to jedna reklamacja z przypisanymi kategoriami.   Agregacja: Zsumuj liczbę reklamacji dla każdej unikalnej ścieżki. Można np. utworzyć tabelę przestawną, która policzy ile reklamacji ma dany Typ i Proces . Następnie inną tabelę dla Proces → Przyczyna . W efekcie otrzymasz listę par (źródło→cel) z odpowiadającą im wartością.   Format danych: Sankey wymaga zazwyczaj trzech kolumn: Źródło , Cel , Wartość . Dla pierwszej warstwy (Typ→Proces) źródłem będzie nazwa typu reklamacji, celem – etap, a wartością – liczba reklamacji. Analogicznie dla drugiej warstwy (Proces→Przyczyna).   Jednorodność kategorii: Upewnij się, że nazwy kategorii są konsekwentne (np. „Montaż” nie pisz też jako „Montaz”). Zastanów się, czy nie warto pogrupować bardzo rzadkich przyczyn w kategorię „Inne”, aby uprościć diagram.   Weryfikacja sumy: Po wczytaniu do narzędzia sprawdź, czy suma przepływów wychodzących z początkowego węzła (np. sumaryczna liczba reklamacji) jest zgodna z oczekiwaniami.   Tak przygotowane dane można załadować do narzędzia BI lub biblioteki tworzącej Sankeya. Ważne, aby dane dobrze odzwierciedlały rzeczywisty proces – inaczej wizualizacja może wprowadzać w błąd.     Narzędzia do tworzenia wykresów Sankeya   Wykresy Sankeya można przygotować w wielu popularnych narzędziach analitycznych i BI:   Ingenes Studio – posiada dedykowany moduł  dashboard  w  którym  dane można wizualizować  w różnych  wykresach  pobierając je  automatycznie  z ewidencji systemu.   Power BI: Platforma Microsoft udostępnia certyfikowany dodatek „Sankey Chart”. Po załadowaniu danych można szybko narysować diagram Sankeya, a dodatkowo korzystać z interakcji i filtrów dostępnych w Power BI.   Tableau: Choć nie ma w Tableau natywnego typu „Sankey”, można go zrealizować za pomocą sztuczek z densyfikacją danych lub dostępnych rozszerzeń (np. gotowych skryptów i dodatków z Tableau Exchange). Tableau pozwala też na dynamiczną eksplorację przepływów.   Excel: Standardowo Excel nie zawiera wykresu Sankeya, ale można skorzystać z dodatków lub wtyczek (np. SankeyMATIC , ChartExpo ) oraz możliwości tworzenia wykresów warstwowych czy Power Query. Umożliwia to budowę analogicznego diagramu bez pisania kodu.   Python: W środowisku programistycznym mamy kilka bibliotek do Sankeya. Przykładowo Plotly (funkcja go.Sankey) pozwala na interaktywne wykresy Sankeya. Biblioteka matplotlib ma moduł matplotlib.sankey, a dostępne są też rozszerzenia jak holoviews czy networkx z dodatkowymi modułami. Python daje dużą elastyczność i możliwość automatyzacji analizy.   Inne narzędzia: Podobne możliwości oferują np. Qlik , PowerQuery (w Power BI/Excel), czy specjalistyczne aplikacje webowe. Wybór zależy od dostępnego środowiska i preferencji użytkownika.   Przykładowy wykres Sankeya   W tym uproszczonym diagramie każdy pasek strzałki obrazuje wielkość przepływu między kolejnymi węzłami: im grubsza strzałka, tym większa wartość (np. więcej reklamacji). Taki sam schemat zastosowalibyśmy w analizie reklamacji: na przykład z lewej strony miałby się znajdować typ reklamacji, dalej – etap procesu produkcyjnego, a potem przyczyna. Wykorzystując rzeczywiste dane, można zobaczyć, które ścieżki przepływu są najgrubsze, czyli najważniejsze z punktu widzenia jakości. Sankey ułatwia tym samym identyfikację kluczowych obszarów wymagających poprawy w procesach produkcji.     Podsumowanie   Wykres Sankeya jest cennym narzędziem analitycznym w branży produkcyjnej, gdy zależy nam na przejrzystym zobrazowaniu złożonych przepływów danych, takich jak ścieżki reklamacji. Pozwala on w łatwy sposób wyłuskać najistotniejsze źródła problemów (najgrubsze strumienie), co jest trudniejsze przy tradycyjnych wykresach. Wykorzystanie Sankeya w analizie przyczyn reklamacji umożliwia zarówno szybkie przedstawienie sytuacji decydentom, jak i dokładniejszą analizę danych (np. przy pomocy narzędzi takich jak Power BI, Tableau czy bibliotek Pythona). Dzięki swoim zaletom, przy zachowaniu ostrożności (by nie przeładować wykresu), diagram Sankeya może znacząco usprawnić proces ciągłego doskonalenia jakości w produkcji.

Wdrożenie metody 5S  to jeden z kluczowych elementów budowania kultury lean, systemu zarządzania jakością oraz ciągłego doskonalenia w organizacji. Jednak samo wdrożenie to dopiero początek. Aby zasady 5S przyniosły trwałe i mierzalne efekty, konieczne jest ich stałe utrzymywanie, monitorowanie i rozwijanie. W tym kontekście audyty 5S  stanowią praktyczne narzędzie zarządzania jakością, pozwalające ocenić poziom wdrożenia standardów i skutecznie je doskonalić. Czym jest audyt 5S i jak wspiera zarządzanie jakością? Audyt 5S to usystematyzowana forma oceny  zgodności działań z zasadami metody 5S w konkretnym obszarze – niezależnie, czy mówimy o hali produkcyjnej, magazynie, czy biurze. Głównym celem nie jest kontrola sensu stricto, ale wzmacnianie świadomości, zaangażowania oraz odpowiedzialności pracowników. To działanie silnie powiązane z systemem zarządzania jakością , ponieważ pozwala na stałą weryfikację i poprawę standardów organizacyjnych. Audyt jakości w tym ujęciu nie tylko diagnozuje, ale i wspiera rozwój kultury ciągłego doskonalenia. W audycie oceniane są wszystkie filary 5S: Selekcja (Seiri) Czy w miejscu pracy znajdują się wyłącznie rzeczy potrzebne do wykonywania obowiązków? Systematyka (Seiton) Czy wszystkie przedmioty mają swoje miejsce i są odpowiednio oznaczone? Sprzątanie (Seiso) Czy przestrzeń robocza jest regularnie czyszczona i zachowywana w czystości? Standaryzacja (Seiketsu) Czy ustalone standardy są stosowane i aktualizowane? Czy wpływają na poprawę jakości  pracy? Samodyscyplina (Shitsuke) Czy pracownicy wykazują zaangażowanie w utrzymanie standardów bez nadzoru? Jak wygląda audyt 5S w praktyce? Audyt 5S powinien być regularny i systematyczny , ponieważ tylko wtedy zapewnia realne wsparcie dla zarządzania jakością i operacjami w firmie. Przeprowadza się go najczęściej co miesiąc lub co kwartał, w zależności od specyfiki procesów. Realizatorem audytów 5S są zazwyczaj team leaderzy, kierownicy zmian lub zespoły lean. Ich zadaniem jest nie tylko sprawdzenie zgodności z zasadami, ale również motywowanie pracowników do wspólnej pracy nad jakością i organizacją. W praktyce wykorzystuje się checklisty, które obejmują wszystkie aspekty 5S. Każdy obszar oceniany jest np. w skali 1–5, a zebrane dane służą do generowania ogólnej oceny oraz analizy trendów w zakresie zarządzania jakością . Najczęstsze błędy podczas audytów 5S Nieprawidłowo przeprowadzony audyt może przynieść odwrotne efekty. Oto najczęstsze błędy: ●       Zbyt formalne podejście  – checklisty wypełniane są „na siłę”, bez analizy rzeczywistych problemów. ●       Brak informacji zwrotnej  – zespoły nie otrzymują feedbacku, przez co nie wiedzą, co zmienić. ●       Brak działań korygujących  – zidentyfikowane problemy nie są eliminowane, co pogarsza jakość procesów. ●       Rutyna i znużenie  – audyty stają się formalnością, a nie narzędziem doskonalenia. W kontekście zarządzania jakością , każdy audyt powinien być impulsem do działań usprawniających, a nie tylko elementem dokumentacji. Korzyści z regularnych audytów 5S dla firmy Choć audyty 5S mogą wydawać się czasochłonne, w praktyce wspierają kluczowe obszary zarządzania jakością  i przynoszą wiele korzyści: ●       Utrzymanie standardów organizacyjnych na wysokim poziomie ●       Wzrost zaangażowania zespołów w jakość pracy ●       Eliminacja marnotrawstwa i poprawa efektywności ●       Rozwój kultury lean i kaizen ●       Poprawa bezpieczeństwa i ergonomii W dłuższej perspektywie firma zyskuje lepsze wyniki operacyjne  i zwiększoną konkurencyjność. Audyty 5S i cyfrowe zarządzanie jakością – nowoczesne narzędzia Współczesne narzędzia IT doskonale wspierają audyty 5S i zarządzanie jakością . Dzięki aplikacjom mobilnym, systemom QMS (Quality Management System) czy BI (Business Intelligence), możliwe jest: ●       Tworzenie dynamicznych formularzy audytowych ●       Automatyczne raportowanie i analiza danych ●       Monitorowanie postępów i działań korygujących ●       Przypomnienia o terminach kolejnych audytów W firmie Ingenes  pomagamy organizacjom wdrażać zarówno standardy 5S, jak i cyfrowe narzędzia do zarządzania jakością – od systemów raportowania, przez panele BI, aż po aplikacje wspierające audyt jakości  i wizualizację wyników. Zalety oprogramowania Audyty 5S: Własne listy kontrolne Szybkie napełnianie spostrzeżeniami dzięki notatkom głosowym i zdjęciom z poziomu aplikacji mobilnej Rolowanie nie wykonanych spostrzeżeń z audytu na audyt w danym obszarze Pewność, że żadne spostrzeżenie nie zostanie zapomniane i pominięte W przypadku niezgodności automatycznie zerująca się ocena, pilnowanie rzez aplikację uzupełnienia tej oceny Możliwość tworzenia raportów na podstawie danych Podsumowanie – 5S jako element zarządzania jakością Audyty 5S  to nie biurokracja, ale konkretne, praktyczne narzędzie, które realnie wspiera zarządzanie jakością w firmie . Kluczem do sukcesu jest regularność, otwartość i wyciąganie wniosków z każdego audytu. Jeśli Twoja firma chce skutecznie wdrożyć 5S i połączyć je z cyfrowym systemem zarządzania jakością – skontaktuj się z nami. W Ingenes  wiemy, jak połączyć teorię z praktyką i dostarczyć rozwiązania, które działają w realiach polskich przedsiębiorstw.

Raport 8D  (Eight Disciplines) jest popularnym narzędziem stosowanym do rozwiązywania problemów w przedsiębiorstwach, szczególnie w kontekście procesów produkcyjnych i zgłoszonych niezgodności od Klientów zewnętrznych. Choć metoda 8D jest usystematyzowana, a narzędzie w postaci raportu 8D schematyczne, to jego przygotowanie może przysparzać wiele trudności, nie tylko w zakresie znalezienia samej przyczyny problemu, ale również w zakresie przygotowania i „obsługi” raportu 8D, czyli dokumentowania, monitorowania działań oraz weryfikacji ich skuteczności. W ankiecie przeprowadzonej wśród społeczności Akademii Jakości , to właśnie w obszarze problem solvingu wciąż zauważalne są największe trudności w zakresie zarządzania jakością w organizacjach.   Jakie są więc najczęstsze bolączki związane z raportem 8D? Złożoność procesu Metoda 8D wymaga skrupulatnego podejścia do każdego z ośmiu kroków. To stanowi wyzwanie, szczególnie dla mniej doświadczonych zespołów, przy braku odpowiednich narzędzi do komunikacji i dokumentowania informacji związanych z rozpatrywanym problem. Zobacz jak można uprościć proces dokumentowania i zarządzania procesem tworzenia raportu 8D: Czasochłonność Przeprowadzenie pełnego procesu 8D jest czasochłonne, zwłaszcza w organizacjach, które muszą równocześnie zarządzać wieloma problemami z wykorzystaniem nieefektywnych narzędzi w formie arkuszy. Zaangażowania zespołu i osób odpowiedzialnych za działania Proces 8D wymaga współpracy interdyscyplinarnego zespołu oraz precyzyjnych kanałów komunikacji. Trudność stanowi skoordynowanie pracy wielu osób z różnych działów, zwłaszcza jeśli istnieją różnice w priorytetach lub brak skutecznego narzędzia informowania o przydzielonych działaniach, rozwiązywania ich i weryfikacji ich skuteczności. Dostęp do danych Skuteczna analiza problemu i wdrożenie odpowiednich działań wymaga dostępu do kompletnych danych o analizowanym problemie dla wszystkich interesariuszy. W praktyce, przy korzystaniu z formularzy Excel/Word często występują trudności z dostępnością pełnych, niezbędnych danych o problemie, co wpływa na jakość analizy i wdrożonych działań przez poszczególne osoby zaangażowane do rozwiązania problemu. Identyfikacja przyczyn Identyfikacja pierwotnych przyczyn powstanie i niewykrycia problemu (root cause analysis) stwarza wiele trudności, zwłaszcza jeśli problem jest skomplikowany. Do znalezienia przyczyny powstania i niewykrycia niezgodności niezbędne jest korzystanie z narzędzi rozwiązywania problemu, które z łatwością można zaimplementować do raportu 8D. Czy zatem niezbędne jest kilka osobnych arkuszy do poszczególnych narzędzi takich jak 5W2H, ISHIKAWA, 5WHY, BURZA MÓZGÓW? Oczywiście, że nie. Działania te można wykonać w jedynym miejscu przy wykorzystaniu odpowiedniego oprogramowania, gdzie wszyscy interesariusze posiadają dostęp do zebranych i analizowanych danych. Nadzór i weryfikacja skuteczności działań Monitorowanie efektów wdrożonych działań oraz weryfikacja ich skuteczności wymaga ciągłej uwagi. Bez właściwego narzędzia staje się to wręcz niemożliwe. Powiadomienia o powstałym problemie, przydzielanie zadań, monitorowanie status wdrożenia działań oraz ocena ich skuteczności to podstawa do skutecznego i efektywnego ZARZĄDZANIA niezgodnościami. Ocena wprowadzonych działań Nawet po zidentyfikowaniu przyczyny, zaplanowaniu i wdrożeniu odpowiednich działań korygujących i zapobiegawczych, działania te mogą okazać się nieskuteczne, a wówczas konieczne będzie poinformowanie członka zespołu i zwrócenie działań do zmiany/poprawy. To jednej z najczęściej pomijanych etapów, który bez odpowiednio skutecznego narzędzia wymiany informacji może generować nieporozumienia i przeciągać w czasie zamknięcie reklamacji. Zrozumienie i szkolenie Pracownicy powinni być odpowiednio przeszkoleni w zakresie metody i narzędzia 8D, aby efektywnie ją stosować. Brak zrozumienia metodyki, czy bazowanie na nieskutecznych narzędziach pomocniczych, prowadzi zwykle do oporu ze strony pracowników, błędów, a w efekcie nieskuteczności całego procesu rozwiązywania problemów. Formalizacja i dokumentacja Metoda 8D wymaga szczegółowej dokumentacji na każdym etapie, co może być obciążeniem administracyjnym. Utrzymanie odpowiedniego poziomu dokumentacji jest kluczowe, ale bez posiadania odpowiedniego oprogramowania zwykle jest postrzegane jako biurokratyczne i czasochłonne. Brak odpowiednich narzędzi do zarządzania niezgodnościami Choć raport 8D jest potężnym narzędziem do rozwiązywania problemów, jego efektywne wykorzystanie wymaga odpowiedniego podejścia, zaangażowania zespołu, czasu oraz zasobów. Organizacje muszą być świadome tych wyzwań, aby efektywnie wykorzystywać posiadane zasoby i maksymalizować korzyści płynące z zastosowania metody 8D. Trudność ze zbieraniem danych do analiz i raportów Tworzenie zestawień, raportów i liczenie KPI takich jak np. koszty złej jakości, wskaźników PPM, ilość niegodności, czy kategorie przyczyn powstania błędów  generują dużo czasu i potrzebnych zasobów, które zapewne co miesiąc poświęcasz. Tymczasem przy użyciu odpowiedniego oprogramowania możliwe jest nadzorowanie i prezentowanie w czasie rzeczywistym gotowych raportów w aspektach związanych z niezgodnościami.   Wszystkie powyższe bolączki można skutecznie rozwiązać poprzez wykorzystanie skutecznego narzędzia w postaci oprogramowania spełniającego wymagania norm, standardów zarządzania jakością i wymagań Klientów. Kompleksowe oprogramowanie do rozwiazywania problemów metodą 8D powstało we współpracy Akademii Jakości z Firmą Ingenes - twórcą dedykowanego systemu do zarządzania jakością w przedsiębiorstwach, który dostarcza szerokie możliwości dopasowania do indywidualnych potrzeb.

Rozwój sztucznej inteligencji (AI) w ostatnich latach przeszedł prawdziwą rewolucję. Od kiedy OpenAI wypuściło ChatGPT w listopadzie 2022 roku, świat technologii zmienił się nie do poznania. AI przestała być ciekawostką dla programistów i stała się realnym narzędziem wykorzystywanym przez firmy na całym świecie. Dziś sztuczna inteligencja wspiera biznes, automatyzuje procesy i zmienia sposób zarządzania organizacją. W tym artykule dowiesz się:   jak AI rozwijała się w ostatnich latach,   czym są modele językowe (LLM) i technologia RAG,   jak działają Copiloty AI,   czym są agenci AI i jak wspierają QMS (systemy zarządzania jakością).      Szybki rozwój AI – od ChatGPT do modeli multimodalnych   30 listopada 2022 roku OpenAI udostępniło ChatGPT, narzędzie oparte na modelu językowym GPT-3.5. W ciągu zaledwie pięciu dni zdobyło ono milion użytkowników. Był to początek nowej ery, w której sztuczna inteligencja zaczęła być wykorzystywana masowo – nie tylko przez specjalistów IT, ale także przez działy HR, obsługi klienta, marketingu i zarządzania jakością.   W marcu 2023 roku pojawił się model GPT-4, a już w maju 2024 – GPT-4o. Nowa wersja oferuje możliwości multimodalne , co oznacza, że model może analizować tekst, obraz, dźwięk i wideo jednocześnie. Dzięki temu AI potrafi jeszcze lepiej rozumieć kontekst i odpowiadać na potrzeby użytkownika.   Modele językowe (LLM) – potężne, ale ograniczone   LLM, czyli duże modele językowe (Large Language Models), potrafią generować odpowiedzi, tłumaczenia, podsumowania, a nawet tworzyć raporty i analizy. Jednak w pierwszych latach ich rozwoju miały poważne ograniczenie – brak dostępu do wewnętrznych danych organizacji . Były trenowane na ogólnych danych z internetu, co sprawiało, że nie mogły dostarczać odpowiedzi dopasowanych do konkretnego biznesu.   Na szczęście pojawiła się technologia, która rozwiązała ten problem – RAG .      Czym jest RAG? Nowa era AI w biznesie   RAG (Retrieval-Augmented Generation) to przełomowa technologia, która pozwala modelom językowym łączyć swoje umiejętności generowania treści z dostępem do konkretnych informacji zapisanych w firmowych bazach danych, dokumentach i systemach.   Jak działa RAG?   Retrieval – AI najpierw przeszukuje dostępne źródła (np. dokumenty, bazy wiedzy, raporty).   Generation – na podstawie znalezionych informacji tworzy trafną i kontekstową odpowiedź.   Zalety RAG dla organizacji:   Dostęp do aktualnych danych – model korzysta z bieżących informacji, a nie wyłącznie z tego, czego „nauczył się” podczas treningu.   Kontrola nad źródłami wiedzy – organizacja decyduje, z jakich danych AI może korzystać.   Brak konieczności trenowania modelu – wystarczy zapewnić dostęp do odpowiednich dokumentów.   Odpowiedzi zgodne z polityką i stylem firmy – model działa zgodnie z wewnętrznymi wytycznymi.   Przykładowe zastosowania RAG:   Automatyczne odpowiedzi na zapytania klientów.   Tworzenie podsumowań dokumentów wewnętrznych.   Analiza dokumentacji jakościowej        Copilot AI – sztuczna inteligencja z dostępem do narzędzi   RAG pozwala AI korzystać z danych, ale co zrobić, gdy potrzebna jest dynamiczna informacja, np. aktualna stawka roboczogodziny w danym dziale? W takich sytuacjach model językowy musi mieć możliwość aktywnie pozyskiwać dane z systemów organizacji. Tu właśnie pojawia się koncepcja Copilotów AI .   Co to jest Copilot?   Copilot AI to model, który oprócz umiejętności generowania odpowiedzi ma dostęp do konkretnych narzędzi i funkcji , np. API, baz danych czy kalkulatorów. W zależności od potrzeby może:   pobierać dane z systemu ERP lub CRM,   przeliczać koszty,   wykonywać zapytania SQL,   generować dokumenty i wykresy.   Przykłady użycia Copilota w firmie:   QMS (zarządzanie jakością) – analizowanie danych z produkcji i zgłoszeń reklamacyjnych.   HR – generowanie odpowiedzi dla pracowników na temat urlopów, benefitów czy szkolenia.   Finanse – automatyczne przeliczenia budżetów i wsparcie raportowania.   Obsługa klienta – analiza zgłoszeń i rekomendacje działań.      Agenci AI – nowy poziom automatyzacji   Kiedy połączymy modele językowe, technologię RAG i funkcje Copilota, otrzymujemy coś jeszcze potężniejszego – agentów AI .   Kim są agenci AI?   Agenci AI to samodzielne, inteligentne jednostki programowe, które potrafią:   rozumieć cele i zadania,   planować działania,   podejmować decyzje,   wykonywać zadania przy użyciu narzędzi.   To jak wirtualni pracownicy, którzy mogą wspierać różne obszary organizacji – bez potrzeby stałego nadzoru.   Agenci AI w QMS (zarządzanie jakością):   Monitorują zgodność z normami ISO.   Wspierają audyty wewnętrzne.   Analizują reklamacje i sugerują działania korygujące.   Tworzą automatyczne raporty dla kierownictwa.   Wspomagają komunikację między działami jakości, produkcji i zarządzania.      Przyszłość AI w biznesie – elastyczne, inteligentne wsparcie dla każdego działu   Dzięki technologiom takim jak RAG, Copilot i agenci AI, organizacje zyskują potężne narzędzia wspierające codzienne działania. Co więcej, wdrożenie AI nie wymaga już ogromnych budżetów ani zespołów programistów. Coraz więcej rozwiązań jest dostępnych „od ręki” i może być dostosowanych do konkretnych potrzeb firmy.   Najważniejsze korzyści z wdrożenia AI w organizacji:   Szybszy dostęp do wiedzy i analiz.   Oszczędność czasu pracowników.   Lepsze podejmowanie decyzji.   Większa spójność w komunikacji i raportowaniu.   Możliwość skalowania bez zwiększania zatrudnienia.      Podsumowanie   Sztuczna inteligencja przeszła długą drogę – od prostych chatbotów do agentów AI, którzy potrafią wspierać procesy biznesowe na każdym poziomie. Dziś firmy mogą korzystać z nowoczesnych modeli językowych zintegrowanych z wiedzą organizacyjną i narzędziami, co pozwala im działać szybciej, efektywniej i bezpieczniej.   Jeśli Twoja organizacja jeszcze nie wykorzystuje AI – teraz jest najlepszy moment, aby zacząć. Dzięki RAG, Copilotom i agentom AI możesz przekształcić swoje procesy, zyskać przewagę konkurencyjną i skutecznie wdrożyć cyfrową transformację.